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gestione documentale
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La gestione documentale: caratteristiche e vantaggi

Uno degli aspetti più sottovalutati nella gestione di un'azienda è la gestione documentale, ovvero la valutazione, la conservazione e l'archiviazione di tutti i documenti prodotti o ricevuti dall'azienda.

La gestione documentale – come ogni archivista ben sa – pone diversi problemi logistici: lo spazio di archiviazione, il criterio di selezione, il criterio di riordino, la conservazione sicura dei documenti privati e persino la distruzione sicura di quelli da scartare.

Purtroppo, soprattutto nelle aziende più piccole queste questioni sono relegate all'ultimo posto nella scala delle priorità, perché ci sono sempre questioni più urgenti o scadenze più importanti. In realtà, un'azienda che sa conservare la propria documentazione è un'azienda che sa guardare al futuro e sa gestire al meglio il proprio flusso di lavoro.

Una gestione corretta del flusso documentale permette infatti di reperire in fretta ogni informazione utile al lavoro dei dipendenti e, di conseguenza, di risparmiare tempo velocizzando il lavoro di tutto l'ufficio.

Con i moderni strumenti informatici, inoltre, l'archiviazione è diventata ancora più semplice e conveniente. Oggi, infatti, è possibile digitalizzare gran parte dei documenti e conservarli in questa forma, con enorme risparmio di carta, inchiostro e spazio.

Pensiamo solo al vantaggio di non dover custodire più i documenti all'interno di un archivio fisico vero e proprio. Ma il vantaggio non è solo nella custodia: è anche nella fruizione dei documenti archiviati.

La digitalizzazione permette infatti di ricercare i documenti digitando nella stringa di ricerca una parola chiave o anche una data. In questo modo, ogni dipendente può fruire in maniera autonoma di tutta la documentazione e non ha bisogno di rivolgersi a personale specializzato per trovare ciò che gli occorre.

Inoltre, ogni nuovo documento prodotto può essere archiviato direttamente in formato digitale senza bisogno di stamparlo, con immediati benefici economici e logistici per l'azienda. Affinché tutto questo sistema si regga in piedi, vi è bisogno di un software di gestione documentale.

Il problema nell'attuale offerta di programmi di questo tipo è un'eccessiva standardizzazione dei prodotti, laddove invece occorrerebbe una personalizzazione dei prodotti sulle esigenze delle singole aziende. Per converso, software creati ad hoc hanno spesso costi proibitivi per le aziende di dimensioni medio-piccole, che quindi non possono usufruire di queste soluzioni avanzate.

Ci sono però “software house” – come ad esempio 2open (www.2open.it) – che offrono prodotti in grado di soddisfare esigenze specifiche pur mantenendo tariffe competitive, con il giusto rapporto qualità/prezzo.

I software per la gestione documentale di 2open sono infatti creati per potersi adattare a specifiche esigenze aziendali: oltre all'archiviazione in formato digitale, sono implementabili con funzionalità avanzate con diversi livelli di condivisione, alert via e-mail da inviare quando sono presenti nuovi documenti, sistemi di ricerca intelligente.

Tali software sono inoltre costruiti per permettere l'usabilità e una forte facilità d'impiego anche da parte di personale meno avvezzo a questo genere di strumenti. Grazie a software di questo tipo, anche le aziende più piccole possono razionalizzare le procedure aziendali e organizzare in maniera più produttiva i flussi di lavoro. Non si tratta di creare delle rigidità, ma di mettere tutti i dipendenti in condizione di lavorare senza interruzioni con tutto ciò che occorre, oltre che di rendere la struttura aziendale più solida e pronta ad ingrandirsi.


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